El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos.
Los procesos que apoyan son:
Registro de Estudiantes
Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita el registro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.
Proyecciones
En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección y realizar la proyección en sí misma. El objetivo de la proyección de cupos es tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevos
Inscripciones
Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Es posible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.
El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la información de las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso a la educación a la población que lo solicita.
La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientes y una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera matricularse el alumno.
| GRADO | EDAD | REQUISITOS |
| Preescolar | 5 años cumplidos al 31 de marzo | Inscribirse en las fechas programadas por la institución
Vivir en la zona aledaña al establecimiento, dando prioridad a aquellos provenientes de hogares comunitarios (primera infancia) Presentar los documentos exigidos por la institución: – 3 fotos – carné de vacunas – registro civil – afiliación a una E.P.S – otros |
| Primaria | De 6 a 11 años | – 3 fotos
– registro civil o tarjeta de identidad – diario biográfico o ficha observador – afiliación a una E.P.S – Certificado aprobado del ultimo año – Paz y salvo de vacunas – Otros |
| 6° a 11° | 10 a 18 años | Presentar buen comportamiento social y buen rendimiento académico
Que su estrato socioeconómico oscile entre 1. 2 3 – 3 fotos – Afiliación a una E.P.S – Tarjeta de identidad – Certificado del último año aprobado – Paz y salvo de vacunas |
| – Y Otros requisitos que a juicio de la administración y/o la legislación educativa vigente. | ||
Promoción
El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculados actualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Es importante tener en cuenta que, si se trata del último grado, los alumnos no se promocionan, se gradúan.
Matrícula
El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguos como nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de la cobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de la población. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes que tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar los estudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.
Administración del Sistema
Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importante tener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debe tener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminar registros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durante la eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.
Reportes
El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrícula y sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema, así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de los reportes que genera el sistema.
SELECCIÓN Y ADMISIÓN DE ESTUDIANTES (Art. 42 nº1 ley 1098/2006)
| GRADO | EDAD | REQUISITOS |
| Preescolar | 5 años cumplidos al 31 de Marzo | Inscribirse en las fechas programadas por la institución
Vivir en la zona aledaña al establecimiento, dando prioridad a aquellos provenientes de hogares comunitarios (primera infancia) Presentar los documentos exigidos por la institución: – 3 Fotos – carné de vacunas – registro civil – afiliación a una E.P.S – otros |
| Primaria | De 6 a 11 años | – 3 fotos
– registro civil o tarjeta de identidad – diario biográfico o ficha observador – afiliación a una E.P.S – Certificado aprobado del ultimo año – Paz y salvo de vacunas – Otros |
| 6° a 11° | 10 a 18 años | Presentar buen comportamiento social y buen rendimiento académico
Que su estrato socioeconómico oscile entre 1. 2 3 – 3 fotos – Afiliación a una E.P.S – Tarjeta de identidad – Certificado del último año aprobado – Paz y salvo de vacunas |
| CLEI 1 y 2
CLEI 3 y 4 CLEI 5 y 6 |
A partir de 14 años cumplidos
16 años cumplidos 18 años |
– 1 foto
– Certificado de 5ª – Certificado de años anteriores al grado que solicita – Fotocopia ampliada del documento de identidad
|
| – Y Otros requisitos que a juicio de la administración y/o la legislación educativa vigente. | ||
Todos los alumnos deben tener legalmente diligenciado el proceso de matrícula para ingresar al grado correspondiente
1.1.2 ALUMNOS NUEVOS:
REQUISITOS PARA ALUMNOS NUEVOS
- Además de los requisitos legales presentar hoja de vida o diario biográfico con un buen comportamiento social y buen desempeño académico
- Presentar su documentación completa en el momento de realizar el proceso de matricula
